SIRHEN
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Qu’est-ce que le Portail Agent ?

Le Portail Agent de l’application SIRHEN est accessible à l’ensemble personnels gérés dans SIRHEN. Les personnels de direction, d’inspection et administrateurs civils peuvent désormais y accéder.

Le Portail Agent est un outil en cours de réalisation. Il sera déployé en plusieurs versions.

La première version offre aux agents de la visibilité sur les informations professionnelles et personnelles de leur dossier. De plus, ils y retrouvent leurs arrêtés et des notifications concernant leur carrière.

Les prochaines versions leur permettront de participer à l’évolution de leur carrière. A terme, ils pourront eux-mêmes demander la mise à jour de leurs informations via le Portail Agent.

 

Les exigences non fonctionnelles

Les exigences non fonctionnelles, qu’est-ce que c’est ?

Un projet informatique se défini d’abord par des spécifications fonctionnelles et techniques. Les maitrises d’ouvrages, qui représentent les futurs utilisateurs, déterminent quelles sont les fonctionnalités attendues et la manière dont elles vont être utilisées. La maitrise d’œuvre retranscrit ensuite ces exigences en langage technique en vue du développement informatique, puis des tests.

Les exigences non fonctionnelles sont les propriétés comportementales auxquelles le programme doit répondre. On déterminera par exemple la performance technique à atteindre, la facilité d’utilisation, les plages horaires d’accès au service et d’assistance, la sécurité des données ou encore les délais d’intervention en cas de dysfonctionnement.

Les choix qui sont fait lors de la formalisation des exigences non fonctionnelles définissent le niveau de service qui encadre l’utilisation de SIRHEN. Il n’y a pas de règle absolue et tous ces choix peuvent être discutés.

Un dialogue structuré entre les différents acteurs du programme SIRHEN a permis la mise en œuvre d’une convention de service qui formalise des engagements de services.

Les principaux engagements de services pris par le ministère

Nous pouvons relever les points suivants qui sont assez structurant :

  • Le Centre d’Exploitation et de Services (CES), basé à l’académie de Versailles, garantit sa disponibilité sur la plage horaire 9h – 17h pour réaliser les interventions planifiées, surveiller le bon fonctionnement du dispositif et restaurer tout ou partie des applicatifs en cas de problème.
  • Chaque académie assure l’assistance aux utilisateurs pour les problèmes de niveau 1. Les niveaux supérieurs d’interventions sont pris en charge par les équipes nationales.
  • Le taux de disponibilité de l’application est de 95 %. Cela signifie que le ministère s’engage à rendre l’application disponible au moins 95 % du temps. En période normale, ce taux es généralement supérieur.
  • En cas d’incident, le délai de rétablissement du service applicatif est inférieur à 48h dans la plage d’ouverture des services d’exploitation.

Par cette convention de service, l’ensemble des acteurs de SIRHEN s’engage à entrer dans un processus d’amélioration continue. Le contenu de cette convention est donc revu annuellement pour prendre en compte les expériences passées.

Dans le cadre de l’amélioration et de l’adaptation nécessaire du système au service des utilisateurs de SIRHEN, certains critères de niveau de services peuvent être modifiés, l’augmentation des plages horaires de support par exemple.

Ne l’oublions pas, cette démarche a pour objectif de faciliter au maximum le travail des gestionnaires en leur proposant une application fiable et qui garantira l’intégrité et la sécurité des données de chaque agent du ministère.

Tout savoir sur la dématérialisation

Feuilles de soins, déclaration d’impôts… Aujourd’hui, nous disposons tous de dossiers « dématérialisés» qui nous suivent au fil de nos déménagements ou autres changements de situation. Fiables, ils nous permettent de consulter et modifier nos informations personnelles directement en ligne sans passer par la case papier. Une (r)évolution dans nos vies quotidiennes qui va demain s’étendre à nos vies professionnelles avec la dématérialisation des Dossiers Agents de l’Éducation nationale.

Avec SIRHEN, la dématérialisation est en marche…

La dématérialisation du dossier de l’agent est l’un des éléments structurant de SIRHEN. La mise en place du Dossier Unique Agent permet de gagner en cohérence, de faciliter l’accès à l’information et garantir la confidentialité des documents. Avec SIRHEN, les documents du dossier de l’agent sont produits et conservés au format numérique. Les documents sont ainsi immédiatement accessibles, toujours actualisés et totalement sécurisés.

Accès aux dossiers : comment ça marche ?

L’agent ne recevra plus ces actes par courrier, mais pourra les consulter directement en ligne via le Portail Agent. Il est à noter que toute édition papier ne constituera qu’une copie des documents numériques désormais considérés comme les originaux. Pour les demandes de modification de leur dossier, les agents transmettront les pièces justificatives demandées au format numérique via leur espace personnel et sécurisé.

De même, les demandes de changement (changement d’adresse, déclaration d’un enfant, demande de mutation…) se feront en ligne et seront traitées par le gestionnaire concerné à partir de formulaires numériques. Et à tout moment, les agents pourront suivre l’avancement de l’instruction de leurs demandes en cours sur leur portail.

Quant aux supérieurs hiérarchiques, ils pourront consulter en temps réel dans SIRHEN la liste des actes produits concernant les personnels placés sous leur responsabilité.

Et la confidentialité dans tout ça ?

La sécurité et la confidentialité sont des priorités… Ainsi, chaque gestionnaire, en fonction du paramétrage de ses droits d’accès, pourra consulter et modifier seulement les informations correspondant aux agents inclus dans son périmètre de gestion.

Zoom sur les avantages de la dématérialisation

  • Plus de fluidité et du temps gagné pour les gestionnaires
  • Avec le DUA, ils accéderont immédiatement aux documents comme aux données nécessaires à la gestion de l’agent et certaines tâches seront automatisées.
  • Un suivi de carrière facilité pour l’agent
  • Chacun pourra consulter les informations qui le concernent à tout moment et en toute sécurité.
  • Des procédures simplifiées pour les décideurs
  • Un geste respectueux pour l’environnement
  • La dématérialisation permet d’économiser des tonnes de papier et ainsi de réduire notre empreinte carbone.

 

L’infocentre IRHEN

Pour le pilotage opérationnel, la préparation de la rentrée ou la gestion courante, les services ministériels et académiques ont besoin de pouvoir accéder rapidement aux informations liées aux moyens et aux ressources humaines comprises dans SIRHEN.

Qu’est-ce que IRHEN ?

L’infocentre IRHEN (Infocentre Ressources Humaines de l’Education Nationale) est un outil de restitution des données de SIRHEN conçu pour répondre aux besoins de pilotage opérationnel.

Pourquoi IRHEN ?

En parallèle de SIRHEN, pour la gestion courante, les services administratifs utilisent des solutions logicielles spécifiques afin de réaliser le pilotage opérationnel.

IRHEN a été conçu comme un complément à SIRHEN, permettant à ses utilisateurs d’accéder à des restitutions de données de détails. Ces restitutions (résultat d’un traitement de la base de données) sont indispensables au bon fonctionnement des services de gestion.

A quoi sert IRHEN ?

Via IRHEN, les utilisateurs peuvent consulter les informations présentes dans SIRHEN et créer des extractions synthétiques ou exhaustives en fonction de leurs besoins.

IRHEN permet ainsi des recoupements entre des données gérées dans différents modules de SIRHEN. Par exemple : connaitre la répartition par corps des agents en congés de formation ou encore effectuer un regroupement d’informations au niveau national.

Toutes les nuits, les données de SIRHEN sont intégrées dans IRHEN. Les informations disponibles dans IRHEN sont donc les données de SIRHEN de la veille.

Qui peut accéder aux données ?

La politique d’habilitation aux données de IRHEN définit, pour chaque utilisateur, un profil comprenant des fonctionnalités, un périmètre et un type de données accessibles.

La mise en œuvre de la politique d’habilitation au niveau local relève de la compétence des directions de l’administration centrale et des académies.

Les habilitations doivent permettre, pour un utilisateur donné, d’accéder aux dossiers et aux données nécessaires pour assurer sa mission, et uniquement à ceux-ci.