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Tout savoir sur la dématérialisation

dematerialisation

Feuilles de soins, déclaration d’impôts… Aujourd’hui, nous disposons tous de dossiers « dématérialisés» qui nous suivent au fil de nos déménagements ou autres changements de situation. Fiables, ils nous permettent de consulter et modifier nos informations personnelles directement en ligne sans passer par la case papier. Une (r)évolution dans nos vies quotidiennes qui va demain s’étendre à nos vies professionnelles avec la dématérialisation des Dossiers Agents de l’Éducation nationale.

Avec SIRHEN, la dématérialisation est en marche…

La dématérialisation du dossier de l’agent est l’un des éléments structurant de SIRHEN. La mise en place du Dossier Unique Agent permet de gagner en cohérence, de faciliter l’accès à l’information et garantir la confidentialité des documents. Avec SIRHEN, les documents du dossier de l’agent sont produits et conservés au format numérique. Les documents sont ainsi immédiatement accessibles, toujours actualisés et totalement sécurisés.

Accès aux dossiers : comment ça marche ?

L’agent ne recevra plus ces actes par courrier, mais pourra les consulter directement en ligne via le Portail Agent. Il est à noter que toute édition papier ne constituera qu’une copie des documents numériques désormais considérés comme les originaux. Pour les demandes de modification de leur dossier, les agents transmettront les pièces justificatives demandées au format numérique via leur espace personnel et sécurisé.

De même, les demandes de changement (changement d’adresse, déclaration d’un enfant, demande de mutation…) se feront en ligne et seront traitées par le gestionnaire concerné à partir de formulaires numériques. Et à tout moment, les agents pourront suivre l’avancement de l’instruction de leurs demandes en cours sur leur portail.

Quant aux supérieurs hiérarchiques, ils pourront consulter en temps réel dans SIRHEN la liste des actes produits concernant les personnels placés sous leur responsabilité.

Et la confidentialité dans tout ça ?

La sécurité et la confidentialité sont des priorités… Ainsi, chaque gestionnaire, en fonction du paramétrage de ses droits d’accès, pourra consulter et modifier seulement les informations correspondant aux agents inclus dans son périmètre de gestion.

Zoom sur les avantages de la dématérialisation

  • Plus de fluidité et du temps gagné pour les gestionnaires
  • Avec le DUA, ils accéderont immédiatement aux documents comme aux données nécessaires à la gestion de l’agent et certaines tâches seront automatisées.
  • Un suivi de carrière facilité pour l’agent
  • Chacun pourra consulter les informations qui le concernent à tout moment et en toute sécurité.
  • Des procédures simplifiées pour les décideurs
  • Un geste respectueux pour l’environnement
  • La dématérialisation permet d’économiser des tonnes de papier et ainsi de réduire notre empreinte carbone.